convert+share

Automatisierte Fertigungsschritte und eine durchlaufende Prozesskette werden in der Automobilindustrie schon lange in Perfektion umgesetzt. In den Büros kleiner und mittelständischer Unternehmen klingt dies jedoch wie Zukunftsmusik. Einzelne Arbeitsschritte werden noch oft separat und per Hand durchgeführt. Das ist nicht nur umständlich, sondern birgt auch das Risiko von Doppelungen. Diese Ineffizienz kostet Zeit und Geld – ein Wettbewerbsnachteil, den sich gerade kleine bis mittelständische Unternehmen nicht erlauben können. Genau hier setzt die Softwarelösung convert+share von DEVELOP an – und sorgt bei minimalem Aufwand für maximale Wirkung.

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Workflow-Optimierung war nie einfacher

Die Funktionen von convert+share sind genauso effektiv wie einfach zu bedienen. Sie vermeiden manuelle Arbeitsvorgänge und optimieren dadurch nachhaltig den bürointernen Workflow. So ist es zum Beispiel möglich, Dokumente von vornherein in den Formaten .docx oder .xlsx einzuscannen und sie vom Multifunktionssystem aus direkt in einen Windows-Ordner, an E-Mail-Adressen, Google Drive, Telekom Cloud, Evernote oder Microsoft SharePoint / SharePoint Online (Office 365) zu schicken. Das spart Zeit und Mühen – und erlaubt es Ihnen, sich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren.

Schon gewusst? convert+share ist die perfekte Ergänzung zu store+find, DEVELOP`s elektronischer Dokumentenverwaltung, die Ihrem Papier-Chaos ein Ende bereitet.

Beschreibung

Mit convert+share scannen Sie das Dokument wie gewohnt am MFP ein und erhalten ein durchsuchbares PDF. Sie haben somit die Möglichkeit, bestimmte Inhalte direkt zu finden, Textabschnitte zu kopieren und diese sogar in andere Dokumente einzufügen. Wenn ein Text verändert werden soll, erzeugen Sie dank der Funktionen Scan-to-Word oder Scan-to-Excel Dateien im Format .docx oder .xlsx, die unkompliziert zu bearbeiten sind. Das bedeutet eine enorme Zeitersparnis!

convert+share bietet die Möglichkeit, mit einem Knopfdruck alle Dokumente gemeinsam zu scannen und abzulegen. Das heißt: Anstatt jedes einzelne Dokument separat zu scannen, legen Sie vor jedes Dokument ein Deckblatt mit einem Barcode. Dieser wird vorher in der Software generiert und danach ausgedruckt. Auf diese Weise kann ein ganzer Stapel unterschiedlicher Dokumente in nur einem Vorgang eingescannt werden – fehlerfrei, leicht zu finden und viel schneller, als dies von Hand möglich wäre. Auch der Barcode mit der Zielinformation wird durch den Barcodeleser automatisch erkannt, um manuelle Eingriffe so gering wie möglich zu halten.

Um ein Dokument in Google Drive oder in einer Microsoft SharePoint Bibliothek abzulegen, haben Sie dieses bislang erst als Email-Anhang an Ihre Adresse geschickt, dann die entsprechende Datenbank geöffnet, um den Anhang dann schließlich im Zielordner zu archivieren. Mit convert+share nehmen Sie nun den direkten Weg und scannen Ihr Dokument unmittelbar in Google Drive, Microsoft SharePoint, Microsoft SharePoint Online, Evernote, Telekom Cloud oder in die gewünschte Windows Datenbank.

Mit Hilfe der zonalen OCR beschleunigt convert+share das Extrahieren gewünschter Informationen wie beispielsweise den Namen eines Kunden oder die Auftragsnummer eines eingescannten Dokuments. Gerade in Verbindung mit einer elektronischen Dokumentenverwaltung wie store+find verschafft diese Funktion dem Nutzer einen klaren Vorteil! Die zonale OCR erkennt vordefinierte Abschnitte innerhalb eines Dokuments. So entfällt die manuelle Eingabe von Schlüsselwörtern oder Indexbegriffen. Stattdessen stellt das System eine unmittelbare Verknüpfung zwischen der relevanten Information und dem jeweiligen Dokument her. Das Ergebnis: eine merklich komfortablere Archivierung und eine deutlich schnellere Dokumentensuche!

Die meisten elektronischen Archivierungslösungen fordern Dokumente im PDF/A-Format. Problematisch wird es, wenn das jeweilige Multifunktionssystem dieses Format nicht unterstützt. Mit convert+share gehört auch dieser Umstand der Vergangenheit an. Denn Dokumente können nun direkt in diesem Format gescannt werden, so dass sie sich dann einfach in Ihrer Archivierungslösung ablegen lassen.

Und: Die Konfiguration ist denkbar einfach – selbst für Nicht-IT-Spezialisten. Von der bedienerfreundlichen Handhabung überzeugen Sie sich am besten selbst.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Dokumentenerfassung

  • Dokumentenverarbeitung beginnt direkt am Multifunktionssystem
  • Hotfolder für die Übergabe bereits vorhandener digitaler Dokumente an die Software convert+share

Dokumentenverarbeitung

  • Erstellen von PDF/A und durchsuchbarem PDF
  • Scan-to-Word und Scan-to-Excel
  • Zonale OCR erkennt Texte in vorgegebenen Abschnitten eines Dokuments
  • Barcodeleser erkennt ausgedruckte Barcodeinhalte zur weiteren Verarbeitung bzw. Trennung von Dokumenten, die gemeinsam eingescannt wurden

Dokumentenweiterleitung und -ablage

  • Direkte Ablage von Dokumenten in Microsoft SharePoint, SharePoint Online (Office 365), Evernote, Google Drive, Telekom Cloud und Windows-Ordnern
  • Weiterleitung per E-Mail
  • Weiterleitung an DEVELOPs elektronische Dokumentenverwaltung store+find

Nutzerverwaltung

  • Zugangsbeschränkung erfordert Windows oder Active Directory Benutzername und Password