Personal Print und Personal Scan
(neue Office-Applikationen von DEVELOP)
Langenhagen, Dezember 2010
Ärgerlich genug, wenn man auf dem Weg ins Büro oder zum Kunden im Stau steht. Da kann man auf stockenden Verkehr im Arbeitsalltag gut und gerne verzichten! Beim Drucken, Scannen, Ablegen und Versenden von Dokumenten sind intelligente Lösungen gefragt, die Stillstand vermeiden und somit alle überflüssigen Zeitfenster schließen. Von DEVELOP kommen zwei neue kleine Applikationen, die auf denkbar unkomplizierte Weise Arbeitsabläufe beschleunigen: Personal Print vermeidet Engpässe beim Drucken auf von vielen Mitarbeitern gemeinsam genutzten Drucksystemen, während Personal Scan das Ablegen gescannter Dokumente deutlich vereinfacht.
Personal Print: eine einfache Pull-Printing-Applikation
In vielen Unternehmen wird auf multifunktionalen Drucksystemen gedruckt, um so von den günstigen Seitenpreisen dieser Systeme zu profitieren. Dabei haben Mitarbeiter oftmals Zugriff auf mehrere Drucksysteme. Dennoch kann es zu zeitraubenden Engpässen kommen, wenn verschiedene Mitarbeiter zur selben Zeit am selben System drucken wollen – besonders wenn ein Auftrag mit hoher Seitenzahl bereits in Arbeit ist. Die Lösung für solche Fälle heißt Pull-Printing – Druckaufträge werden zunächst auf einem zentralen Server abgelegt und können dort von jedem mit Personal Print ausgestatteten ineo-System aus abgerufen werden.
Diese Funktion hilft, unnötige Verzögerungen an gemeinsam genutzten Systemen zu vermeiden. Die Applikation Personal Print ermöglicht Pull-Printing in jedem Unternehmen, das mit Windows arbeitet. So kann jeder Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt wählen, welches der mit der Applikation ausgestatteten ineo-Systeme im Netzwerk er für seinen Druckauftrag nutzen möchte. Die Folge: ein effizienterer Workflow, weil Wartezeiten vermieden werden.
Hat der Nutzer seinen Druckauftrag auf dem Druckserver abgelegt, muss er sich nun in der Windowas Active Directory am System seiner Wahl authentifizieren. Das System stellt dem Nutzer eine Übersicht seiner Druckaufträge und auf Wunsch auch weitere detaillierte Informationen zu einzelnen Druckaufträgen zur Verfügung. Der Nutzer kann dann einen einzelnen oder mehrere Druckvorgänge aktivieren. Ein doppelt in Auftrag gegebener Ausdruck, da das ursprünglich gewählte System belegt ist? Nicht mit Personal Print, denn doppelte oder nicht mehr gewünschte Aufträge können jederzeit direkt am Bedienpanel des ineo-Systems aus der Druckjobliste gelöscht werden. Darüber hinaus erhöht die Applikation die Sicherheit – denn kein Dokument kann ohne die Freigabe des verantwortlichen Mitarbeiters gedruckt werden.
Anders als bei den meisten auf dem Markt befindlichen Lösungen, die ein Pull-Printing nur in Zusammenhang mit anderen Funktionen anbieten, ist Personal Print von DEVELOP als separate Funktion erhältlich und somit auch in ökonomischer Sicht klar im Vorteil.
Personal Scan: komfortables Handling gescannter Dokumente
Die Logistikbranche macht es vor, was heute auch in kleinen Unternehmen gefordert ist: perfekt ineinander greifende Prozesse sowie Zeit- und Kostenersparnis. Zur Prozessoptimierung beitragen kann auch Personal Scan, eine kleine serverbasierende Applikation. Sie erlaubt dem Nutzer, eingescannte Dokumente von einem Multifunktionssystem von DEVELOP an jede Adresse, die in der Windows Active Directory enthalten ist und auf die zugegriffen werden darf, weiterzuleiten.
Hat sich der Nutzer in der Windows Active Directory authentifiziert, erhält er eine Übersicht über die ihm zugänglichen Adressen und Ordner. Dieses Prinzip schaltet also bisherige Fehlerquellen aus: Eine manuelle Adressen-Eingabe ist nicht mehr erforderlich. So zeitsparend Personal Scan ist, so leicht und sicher ist es in der Handhabung.
Darüber hinaus bietet diese Server-Applikation Netzwerk-Administratoren mehrere Vorteile. Installation und Wartung sind denkbar unkompliziert. Zudem kann der Administrator mit Personal Scan Nutzungsrechte definieren, Zugänge gewähren und Adressenverzeichnisse zentral via Windows Active Directory aktualisieren. Er kann festlegen, in welchen Dateiformaten gescannt werden soll, die Auflösung definieren und voreinstellen, ob der Scan farbig oder schwarzweiß erstellt wird. Auf diese Weise kontrolliert der Administrator das Ablage-Volumen. Wenn es um mehr Flexibilität, Komfort und Effizienz im Alltagsgeschäft geht, dürften Personal Print und Personal Scan für viele Unternehmen eine nachhaltige Investition darstellen.
Die neuen Applikationen können auf jedem aktuellen A3-Office System von DEVELOP, das über die frei programmierbare Schnittstelle OpenAPI verfügt, installiert werden und laufen in Windows-Umgebungen, die über eine Active Directory verwaltet werden.
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Develop GmbH
Irmgard Thanhoffer
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